La numérisation des documents entrantes: la transmission d’une image d'un document

• Le principe : cette dématérialisation consiste à dématérialiser le support papier du côté client uniquement, et cela sans nécessiter la remise en cause du SI du fournisseur ni son accord. Pour cela, on intègre les documents entrants dans le SI du client en le numérisant et en extrayant les données afin de les intégrer dans le système comptable
• Aux yeux de la loi : La facture papier fait foi d’original pour l’administration fiscale. Le client et le fournisseur doivent archiver le document au format papier

La dématérialisation dite "simple" des supports et flux associés entrants et sortants

• Le principe : cette dématérialisation consiste à échanger des factures au format électronique (quel que soit le format),  structuré de type EDI ou non structuré de type PDF, TIFF...) puis à l’intégrer dans le S
• Aux yeux de la loi : Cette pratique nécessite toujours l’envoi de facture papier qui reste le seul document à valeur probatoire aux yeux de la loi. Le fournisseur est autorisé à archiver ses factures sortantes au format électronique (à condition de respecter le dispositif défini dans le Bulletin Officiel  de Impôts  3 E-1-07 n°4 du 11 janvier 2007)

Une dématérialisation dite « fiscale » s’appuie sur deux principes :

• deux possibilités:
  • une dématérialisation qui consiste à échanger des fichiers structurés (de type XML, EDI, csv, ldocs…) avec ou sans signature électronique (dans ce cas, l’échange doit respecter les modalités définies dans le Code Général des Imports ou CGI article 289 bis)
  • une dématérialisation qui consiste à échanger des fichiers non structurés (de type PDF ou images comme TIFF, JPG…) obligatoirement signés au moyen d’une signature électronique selon les termes du CGI article 289 V.
• Aux yeux de la loi, la facture électronique fait foi d’original pour l’administration fiscale et doit faire l'objet d'un archivage auprès d'un tiers de confiance capable d'assurer un archivage à valeur probatoire

En savoir plus sur la dématérialisation

Lors des derniers salons auxquels nous avons participé, nous avons animé de nombreuses conférences dont une qui a eu un vrai succès auprès de nos interlocuteurs: le B.A. BA de la dématérialisation.

Pour vous permettre d'en bénéficier vous aussi, nous mettons à votre disposition un diaporama qui présente les grandes étapes de réflexion pour préparer son projet de dématérialisation. Cliquez sur ce lien