Vous vous posez des questions sur la mise en place d’une solution de type ERP dans votre entreprise ?

Franck Sebbah, fondateur de COFAS répond à vos questions.

Qu’est-ce qu’un ERP ?

Les ERP (en anglais Enterprise Resource Planning), aussi appelés Progiciels de Gestion Intégrés (PGI), sont des solutions logicielles qui ont pour objectif principal de coordonner l'ensemble des activités d'une entreprise (production, approvisionnement, marketing, forces de vente, ressources humaines, etc.) autour d'un même système d'information qui permettra de partager un référentiel unique de données et de pratiques.
Lancés dans les années 1980/90, les ERP étaient, à l'origine, d’énormes systèmes destinés aux grandes entreprises. A présent, les solutions ont évolué pour permettre aux plus petites entreprises d’en bénéficier. Ils ont également intégré les nouvelles technologies de l’Entreprise 2.0.

Les PME sont elles concernées ?

Oui tout à fait ! L’offre des éditeurs se tourne naturellement vers ce marché avec une segmentation selon la taille et le secteur économique. Pour s’adapter à leur nouveau public, les ERP ont évolué vers une plus grande standardisation et une véritable convivialité qui simplifient ainsi l’appropriation de la solution par les collaborateurs ainsi que leur déploiement.

Quels sont les bénéfices d’un ERP ?

Le déploiement d’un ERP permet une rationalisation des process organisationnels de l’entreprise, une harmonisation du système d’information et des pratiques et une intégration facilitée de nouveaux modules pour répondre aux besoins de l’entreprise.
Toutefois la mise en œuvre d’un ERP comporte des difficultés car c’est un projet à long terme, stratégique et critique pour l’entreprise.
Une bonne préparation à l’intégration est indispensable et le recours à des intégrateurs extérieurs est requis. En effet, l’expérience a montré que ce recours facilite l’aboutissement du projet et améliore la qualité finale de l’intégration des systèmes avec, au passage, une réduction des coûts de support relatifs à l’intégration de systèmes.
Deux approches différentes selon que l’entreprise à de l’expérience ou pas :

• pour une première installation, l’entreprise aura intérêt à faire appel à un intégrateur qui saura l’orienter et lui faire éviter les nombreux pièges. Le coût apparent du cahier des charges et de la préparation sera très vite amorti à l’usage et la satisfaction des utilisateurs sera présente.
• pour une entreprise qui a déjà déployé ce type d’outil, les chefs de projets clés peuvent ainsi s’appuyer sur un cahier des charges, faire une sélection de ce qu’ils veulent et travailler plus vite avec un cabinet extérieur professionnel.

Quels sont les délais de mise en œuvre ?

2 à 6 mois pour une petite entreprise, 8 à 24 mois pour une entreprise moyenne. Les éditeurs paramètrent leurs logiciels à l’avance pour faciliter la mise en œuvre et faire gagner du temps. La contrepartie de cette relative standardisation est une perte de souplesse. C'est pourquoi, les progiciels destinés aux entreprises moyennes seront un peu plus complexes à installer mais ils seront plus souples.

Qui sont les éditeurs ?

En France il y a plus de 50 éditeurs d’ERP. Ils sont souvent spécialisés par secteur d’activité : grande distribution, production, etc. Les principaux sont : SAP, CEGID (numéro 1 en France), Lawson Software, Oracle, Infor Global Solutions, Sage (Sage 1000, Adonix X3), SSA Global, Generix, IBS, Ordirope, Quad, Qualiac, Microsoft Business Solution, IFS, Ross Systems, Jeeves.

Et Internet et l’Entreprise 2.0 dans tout cela ?

Avec l’avènement des technologies web, l’ERP s’ouvre aux autres parties prenantes de l'entreprise et de nouveaux utilisateurs externes partagent les informations dans les PGI : clients, fournisseurs ont accès à leurs données, ce qui améliore les relations et le partage de l’information. Les échanges ont également lieu entre les entreprises concourant à la production et à la distribution de produits finis, améliorant ainsi l’efficacité de la chaîne d’approvisionnement. C’est tout le processus économique qui est concerné, en particulier avec des outils de dématérialisation par exemple.

Les ERP à présent intègrent les technologies, usages et comportements associés au web 2.0 et permettent aux entreprises de passer à l’Entreprise 2.0 pour leur système d’information de gestion.

Les ERP sont-ils disponibles en open source? et en mode hébergé?

Il y a aujourd’hui une offre open source donc sans coût de licence. Le principe de l’open source facilite l’évolutivité de la solution et permet de tirer parti de l’intelligence collective des utilisateurs et développeurs de l’outil.

Les ERP en mode hébergé (mode ASP) intéressent les petites entreprises en forte croissance qui veulent se concentrer sur leur métier de base et n’ont pas les ressources informatiques compétentes sous la main : les coûts sont allégés et la mise en  œuvre plus facile et rapide. Le mode Saas, qui permet une consommation à la demande et une facturation à la consommation, est un peu plus complexe à mettre en œuvre mais peut être envisagée.